Cuando CAPADYN asume proyectos de defensa en crisis, sus consultores se enfrentan a un reto colosal: asimilar enormes volúmenes de documentación compleja para ser operativos desde el primer día. Ese traspaso intensivo de conocimiento obligaba a trabajar noches enteras y convertía el onboarding en una experiencia agotadora… hasta que descubrieron Draft’n Run.
Contexto
CAPADYN es una firma especializada en gestión de proyectos para la DGA (Direction Générale de l’Armement), la agencia de adquisiciones de defensa francesa. Al intervenir para rescatar proyectos críticos, sus consultores deben absorber rápidamente documentación técnica, especificaciones e histórico del proyecto para aportar valor inmediato.
El éxito de la compañía depende de entender contextos complejos y recomendar acciones desde el primer día. Sin embargo, el proceso tradicional de revisión documental se estaba convirtiendo en un cuello de botella que afectaba la eficacia de los consultores y la satisfacción del cliente.
Desafíos
El reto de transferencia de conocimiento en CAPADYN era agudo y multidimensional:
- Sobrecarga de información: cada nuevo encargo incluía miles de páginas con requisitos técnicos, historia del proyecto y regulaciones que los consultores debían dominar de inmediato.
- Presión temporal: los clientes esperaban resultados desde el primer día, sin margen para familiarizarse gradualmente con el material.
- Carga cognitiva: la intensidad del estudio generaba jornadas excesivas, fomentando el agotamiento y reduciendo la efectividad.
- Accesibilidad al conocimiento: la información crítica se repartía en múltiples documentos y formatos, dificultando encontrar contexto relevante durante las reuniones con clientes.
- Requisitos de seguridad: como contratista de defensa, CAPADYN necesitaba una solución totalmente confidencial, desplegada on-premise.
Estrategia
CAPADYN se asoció con Draft’n Run para desarrollar una solución de gestión del conocimiento que transformara la forma en la que sus consultores acceden y utilizan la información. La estrategia se apoyó en tres objetivos:
- Acceso inmediato: crear un asistente IA capaz de responder preguntas en tiempo real utilizando toda la documentación del proyecto.
- Confidencialidad total: desplegar la solución completamente on-premise, con modelos open source, garantizando seguridad y cumplimiento normativo.
- Experiencia fluida: diseñar una interfaz intuitiva, sin curva de aprendizaje, que encajara de forma natural en el flujo de trabajo existente.
Ejecución
Con el builder visual de Draft’n Run, CAPADYN implementó una solución integral de análisis documental:
- Construcción de la base de conocimiento: se utilizaron componentes de ingesta para procesar e indexar toda la documentación, creando una base semántica consultable.
- Implementación RAG: se diseñó un flujo de Retrieval Augmented Generation que combinó búsqueda sobre documentos y generación fundamentada en las fuentes originales.
- Despliegue on-premise: la solución se ejecuta en la infraestructura de CAPADYN mediante la opción self-hosted de Draft’n Run, con modelos open source optimizados para mantener rendimiento y confidencialidad.
- Monitorización en tiempo real: gracias a la observabilidad integrada, el equipo pudo seguir métricas de uso, precisión de respuestas y satisfacción de los consultores para iterar sobre el sistema.
Resultados
El impacto fue inmediato y medible:
- Acceso experto al instante: los consultores obtienen respuestas a preguntas complejas en segundos, reduciendo la carga cognitiva y acelerando la toma de decisiones.
- Adiós a las noches sin dormir: la fase inicial dejó de depender de maratones de lectura y se reemplazó por acceso on-demand al conocimiento, mejorando el equilibrio vida-trabajo.
- Sin curva de aprendizaje: la interfaz conversacional permitió adoptar la solución sin formación adicional ni disrupciones.
- Alta adopción: en pocas semanas, el asistente IA se volvió esencial para todos los equipos, con uso diario sostenido a lo largo de los proyectos.
- Nueva oportunidad de negocio: el éxito fue tal que CAPADYN evalúa ofrecer soluciones de gestión del conocimiento basadas en IA a sus propios clientes.
Conclusión
El caso de CAPADYN demuestra el potencial transformador de una gestión del conocimiento impulsada por IA cuando se implementa correctamente. Gracias a la plataforma visual de Draft’n Run, su observabilidad completa y las opciones de despliegue flexibles, lograron una solución que resolvió el problema inmediato y abrió vías de crecimiento.
La clave fue combinar las capacidades técnicas de Draft’n Run con la experiencia de CAPADYN en proyectos de defensa, creando un sistema que entiende las particularidades del sector. Este caso demuestra cómo mantener control y seguridad absolutos mientras se mejora radicalmente la eficiencia operativa con IA.