Lorsque CAPADYN reprend des projets de défense en difficulté, ses consultants font face à un défi majeur : assimiler en un temps record une masse considérable de documentation complexe pour être opérationnels immédiatement. Ce transfert de connaissances intensif entraînait des soirées tardives et un onboarding éprouvant — jusqu’à l’adoption de Draft’n run.
Contexte
CAPADYN est un cabinet de conseil spécialisé dans la gestion de projets pour la DGA (Direction générale de l’armement). Mandatés pour remettre sur les rails des projets de défense en échec, leurs consultants doivent assimiler rapidement de grandes quantités de documentation technique, de spécifications et d’historique de projet pour délivrer de la valeur dès le premier jour.
La réussite du cabinet repose sur sa capacité à comprendre rapidement des contextes projet complexes et à fournir des recommandations expertes immédiatement. Or, les processus traditionnels de lecture et d’analyse documentaire étaient devenus un goulot d’étranglement pour l’efficacité des consultants et la satisfaction des clients.
Défis
Le transfert de connaissances chez CAPADYN était à la fois aigu et multidimensionnel :
Surcharge d’information : chaque nouveau projet arrivait avec des milliers de pages de documentation technique, d’historiques, de spécifications et d’exigences réglementaires à maîtriser immédiatement.
Pression temporelle : les clients attendaient des consultants qu’ils soient opérationnels dès le premier jour, sans période de montée en compétence progressive.
Charge cognitive : l’effort d’étude nécessaire pour comprendre des projets de défense complexes poussait les équipes à des horaires excessifs, source d’épuisement et de baisse d’efficacité.
Accessibilité des connaissances : les informations clés étaient dispersées dans de multiples documents et formats, ce qui compliquait l’accès rapide au bon contexte en situation client.
Exigences de sécurité : en tant qu’acteur de la défense, CAPADYN nécessitait une solution garantissant une confidentialité totale et un déploiement on‑premise.
Stratégie
CAPADYN s’est associé à l’équipe Draft’n run pour concevoir une solution avancée de gestion des connaissances transformant l’accès à l’information. La stratégie reposait sur trois objectifs :
Accès immédiat au savoir : créer un assistant IA capable de répondre instantanément aux questions des consultants en s’appuyant sur l’ensemble de la documentation projet.
Confidentialité et contrôle : déployer la solution entièrement on‑premise avec des modèles open‑source afin d’assurer sécurité et conformité aux exigences du secteur.
Intégration fluide : proposer une interface intuitive ne nécessitant aucune formation et s’intégrant naturellement aux usages des consultants.
Mise en œuvre
Grâce au concepteur de workflows visuels de Draft’n run, CAPADYN a déployé une solution complète d’analyse documentaire :
Construction de la base de connaissances : ingestion et indexation de l’ensemble de la documentation pour créer une base interrogeable, dotée d’une compréhension sémantique du contenu technique.
RAG : mise en place d’un workflow Retrieval Augmented Generation combinant recherche documentaire et génération de réponses, garantissant des réponses systématiquement sourcées.
Déploiement on‑premise : l’intégralité du système a été hébergée sur l’infrastructure de CAPADYN via l’option self‑hosted de Draft’n run, avec des modèles open‑source optimisés assurant performance et confidentialité.
Suivi en temps réel : grâce aux fonctionnalités d’observabilité, l’équipe a suivi l’usage, la précision des réponses et la satisfaction des consultants pour améliorer en continu le système.
Résultats
La transformation a été immédiate et mesurable :
Accès instantané à l’expertise : des réponses immédiates aux questions complexes, réduisant fortement la charge cognitive et accélérant la prise de décision.
Fin des soirées tardives : la phase d’adaptation éprouvante a laissé place à un accès efficace et à la demande au savoir, améliorant l’équilibre de vie et la satisfaction.
Aucune formation requise : l’interface de chat intuitive permet une adoption immédiate, sans courbe d’apprentissage ni perturbation des workflows.
Adoption massive : en quelques semaines, l’assistant IA est devenu un outil essentiel pour tous les consultants, avec une utilisation quotidienne soutenue sur l’ensemble des équipes projet.
Opportunité de croissance : le succès a été tel que CAPADYN envisage de proposer des solutions similaires à ses propres clients.
Conclusion
Le succès de CAPADYN avec Draft’n run illustre le potentiel transformateur d’une gestion des connaissances alimentée par l’IA, correctement mise en œuvre. En s’appuyant sur le développement visuel, une observabilité complète et des options de déploiement flexibles, l’équipe a construit une solution qui répond aux enjeux immédiats tout en ouvrant de nouvelles perspectives business.
L’alliance des capacités techniques de Draft’n run et de l’expertise métier de CAPADYN a permis de créer un système comprenant réellement les spécificités de la gestion de projets de défense. Cette étude de cas montre qu’il est possible de conserver un contrôle total et une sécurité maximale tout en améliorant fortement l’efficacité opérationnelle grâce à une IA de confiance.