CAPADYN: Wissensmanagement mit KI neu gedacht

Wenn CAPADYN in kritische Verteidigungsprojekte einsteigt, stehen die Consultants vor einer enormen Aufgabe: riesige Mengen komplexer Dokumentation sofort zu verstehen. Diese intensive Wissensübernahme zwang das Team zu Nachtschichten und machte das Onboarding zermürbend – bis Draft’n Run ins Spiel kam.

Hintergrund

CAPADYN ist auf Projektmanagement für die französische Beschaffungsbehörde DGA spezialisiert. Wird das Unternehmen beauftragt, scheiternde Verteidigungsprojekte zu retten, müssen die Consultants schnell technische Spezifikationen, Projektgeschichte und Vorgaben erfassen, um sofort Wert zu liefern.

Der Erfolg hängt davon ab, komplexe Kontexte rasch zu begreifen und vom ersten Tag an kompetent zu beraten. Doch das klassische Dokumentenstudium wurde zum Flaschenhals – zulasten der Effektivität und der Kundenzufriedenheit.

Herausforderungen

Die Wissensübertragung bei CAPADYN war komplex und vielschichtig:

• Informationsflut: Jedes Projekt brachte tausende Seiten technischer Unterlagen, Historien und Regularien mit.
• Zeitdruck: Kunden erwarteten sofortige Einsatzbereitschaft – ohne Einlernphase.
• Mentale Belastung: Das intensive Studium führte zu Überstunden, Erschöpfung und sinkender Leistungsfähigkeit.
• Wissenszugang: Kritische Informationen lagen verstreut in diversen Dokumenten und Formaten.
• Sicherheitsanforderungen: Als Defense-Auftragnehmer brauchte CAPADYN eine streng vertrauliche, on-premise betriebene Lösung.

Strategie

Gemeinsam mit Draft’n Run entwickelte CAPADYN eine Wissensmanagement-Lösung, die den Zugriff auf Projektdaten revolutionierte. Die Strategie zielte auf drei Ziele:

1. Sofortiger Wissenszugang: Ein KI-Assistent sollte Fragen der Consultants in Echtzeit anhand der gesamten Projektdokumentation beantworten.
2. Vertraulichkeit & Kontrolle: Komplett on-premise mit Open-Source-Modellen – für maximale Sicherheit und Compliance.
3. Nahtlose Integration: Eine intuitive Oberfläche ohne Schulungsaufwand, eingebettet in bestehende Arbeitsabläufe.

Umsetzung

Mit dem visuellen Workflow-Builder von Draft’n Run setzte CAPADYN eine umfassende Dokumentanalyse um:

• Knowledge Base Aufbau: Dokumente wurden ingestiert und indexiert, sodass eine semantische Wissensbasis entstand.
• RAG-Workflow: Retrieval Augmented Generation kombinierte Dokumentsuche mit fundierten Antworten basierend auf Originalquellen.
• On-Premise-Deployment: Die Lösung läuft auf CAPADYN-Infrastruktur via Self-Hosted-Option und optimierten Open-Source-Modellen.
• Live-Monitoring: Dank Observability verfolgte das Team Nutzungsverhalten, Antwortqualität und Zufriedenheit zur kontinuierlichen Verbesserung.

Ergebnisse

Die Wirkung war unmittelbar:

• Sofortiger Expertenzugang: Komplexe Fragen werden in Sekunden beantwortet – kognitive Last sinkt, Entscheidungen folgen schneller.
• Keine Nachtschichten mehr: Der harte Einstieg wich On-Demand-Wissen, was Work-Life-Balance und Zufriedenheit steigerte.
• Keine Schulung notwendig: Die Chat-Oberfläche erlaubte spontane Nutzung ohne Lernkurve.
• Hohe Adoption: Binnen Wochen wurde der Assistent zu einem unverzichtbaren Werkzeug; sämtliche Teams nutzen ihn täglich.
• Neue Geschäftsoptionen: CAPADYN prüft, ähnliche KI-Lösungen für eigene Kunden anzubieten.

Fazit

CAPADYN zeigt, wie transformative Effekte durch KI-gestütztes Wissensmanagement entstehen. Draft’n Runs visuelle Entwicklungsplattform, umfassende Observability und flexible Deployment-Modelle ermöglichten eine Lösung, die das akute Problem löste und Wachstumspotenzial eröffnete.

Der Schlüssel lag in der Verbindung der technischen Stärke von Draft’n Run mit CAPADYNs Domänenexpertise. Das Ergebnis: ein System, das die Besonderheiten von Verteidigungsprojekten versteht und Sicherheit wie Effizienz vereint. Ein Paradebeispiel dafür, wie volle Kontrolle und drastische Effizienzsteigerungen mit intelligenter KI Hand in Hand gehen.